営業事務と経理の兼務を外部委託で効率化！「切り替えコスト」を抑える業務整理術

営業事務と経理の兼務で発生する「脳の切り替えコスト」とは何か？

売上10億円規模の企業において、バックオフィス担当者が営業事務と経理を兼務するケースは少なくありません。
しかし、この二つの業務は性質が根本的に異なります。営業事務は顧客や営業担当からの連絡に対応する「動的業務（割り込み発生型）」であり、一方で経理は1円のミスも許されない集中力を要する「静的業務（集中維持型）」です。

経理の仕訳作業中に急ぎの見積依頼や電話対応が入ると、脳は「切り替え」を余儀なくされます。
研究によると、一度中断された作業を元の集中状態に戻すには平均して約23分かかるとも言われており、この「脳の切り替えコスト」が業務効率を著しく低下させ、結果として入力ミスやチェック漏れを誘発する原因となります。

当社の事例では、上場IT企業において月末・月初に集中する経理業務をスポットで支援し、社員の業務負荷軽減と繁忙期の逼迫解消を実現した実績があります。
兼務によるパニック状態を解消するには、まず業務の性質を理解し、適切に切り分けることが不可欠です。

兼務による「属人化」と「不正リスク」の懸念

一人で多くの業務を抱え込むと、その担当者が不在の際に業務が完全にストップする「属人化」のリスクが高まります。
また、支払い承認や口座管理を同一人物が行うことで、内部牽制機能が働かず、意図しない横領や不正のリスクが生じることも中小企業における大きな課題です。

参考: 注意残余とマルチタスク | 解剖学・神経科学研究室（武井研究室）

外部委託を成功させるための「動的業務」と「静体業務」の整理術とは？

外部委託を検討する際、すべての業務を丸投げするのではなく、業務を「動的（割り込み型）」と「静的（定型・集中型）」に分類することから始めます。
営業事務の中でも、顧客との細かな調整が必要なフロント業務は社内に残し、定型化された記帳や請求書発行などの静的業務を外部に切り出すのが鉄則です。

業務の切り出しにおいては、まず現状のタスクを洗い出し、それぞれの頻度と所要時間を可視化します。
特に、月末月初に集中する振込入金業務や買掛金管理などは、外部委託との相性が非常に良い業務です。
これにより、社内リソースを顧客対応や営業支援といったコア業務に集中させることが可能になります。

1. 業務の棚卸し: 現在担当者が行っている全タスクをスプレッドシート等に書き出し、日次・月次・年次で分類します。
2. 動的・静的の判別: 「即時対応が必要か（動的）」か「まとめて集中して行うべきか（静的）」でタスクを仕分けます。
3. 切り出し範囲の決定: マニュアル化しやすく、かつ高い正確性が求められる「静的業務」を外部委託の優先候補とします。

業務切り出しマトリクス

業務特性	具体例	推奨される体制
動的（割り込み型）	顧客電話対応・見積作成	社内（営業事務）
静的（集中型）	仕訳・振込・請求発行	外部委託（経理代行）
ハイブリッド型	給与計算・経費精算	外部委託＋社内確認

参考: 住民視点の行政サービス提供に向けた業務分析手法 シ ラ バ ス

月20時間からの外部委託で経理と営業事務の兼務課題をどう解決できるのか？

ツムグワークスでは、月20時間からのスモールスタートが可能な契約形態を採用しています。これにより、フルタイムの派遣社員を雇うほどの業務量ではないものの、特定時期だけ人手が足りないという売上10億円以上の企業様のニーズに柔軟に応えることができます。

特に「月末月初だけスポットで入ってほしい」という要望は非常に多く、当社の事例では、上場IT企業において繁忙期の5日間だけ集中支援を行うことで、既存社員の残業時間を大幅に削減した実績があります。
経理実務経験者をリーズナブルな金額でアサインできることが当社の最大の強みです。

また、当社は経理だけでなく労務や営業事務も日替わりで対応可能です。
例えば「月曜日は経理、火曜日は営業事務のサポート」といった柔軟なアサインができるため、複数の職種を兼務している担当者の負担を包括的にカバーすることが可能です。
まずは無料相談から、最適な業務配分をご提案します。

外部委託の導入によって、どのような業務効率化やコスト削減の成果が得られるのか？

外部委託の導入は、単なる労働力の補填にとどまりません。
プロの視点が加わることで、業務プロセスそのものが洗練され、経営判断に必要なデータの可視化スピードが向上します。
当社の事例では、4店舗を運営する飲食店様に導入いただき、各店舗別および全社合計のPLを翌月末までに可視化できる体制を構築しました。

コスト面でも大きなメリットがあります。
正社員を一人雇用する場合、給与25万円に加えて社会保険料や福利厚生費を含めると月額30万円近いコストが発生しますが、アウトソーシングであれば必要な時間分だけの費用で済みます。
また、採用コストや教育コストをゼロに抑えられる点も、ROI（投資対効果）を考える上で重要です。

当院の実績として、弁護士事務所において離職により不足した経理リソースを補完した事例があります。
弁護士の給与計算・請求書処理・記帳代行をフルタイムで支援し、業務の安定運営を実現しました。
このように、急な欠員への対応としても外部委託は極めて有効な手段となります。

デジタルツール活用による生産性向上

外部委託を活用する際、クラウド会計ソフトや経費精算システムを併せて導入することで、さらなる効率化が期待できます。
外部のプロはツールの扱いに長けているため、自動連携の設定やペーパーレス化の推進を主導してもらうことも可能です。
これにより、アナログな作業時間を最小化できます。

参考: 企業が負担する社会保障コスト（日本、イギリス、アメリカ、ドイツ

ツムグワークスが提案する「日替わり対応」によるバックオフィス最適化の全貌

当社のサービスは、単なる「作業代行」ではありません。
お客様のビジネス成長に合わせて、バックオフィス全体を最適化するパートナーを目指しています。
当社の強みは、経理・労務・営業事務というバックオフィスの主要3領域を、一人の担当者またはチームで横断的にサポートできる点にあります。

多くのBPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）業者は職種ごとに担当が分かれますが、当社では「マルチスキルを持った実務経験者」をアサインします。
これにより、月曜日は経理、火曜日は営業事務といった「日替わり対応」が可能になり、小規模な組織でも大企業並みの管理体制をリーズナブルに構築できるのです。

私たちの根底には「顧客の問題解決を最優先に考える」という思想があります。
人手不足や高齢化が進む中で、定型業務をアウトソーシングすることは、もはや企業の生存戦略です。
また、当社のサービスはソーシャルインパクト型BPOとして、多様な働き方を支援しており、導入いただくことが社会貢献にもつながります。

• 実務経験者のアサイン: 教育コストをかけず、即戦力として業務を遂行できるプロフェッショナルをアサインします。
• 柔軟な時間設定: 月20時間から、繁忙期のみのスポット対応など、無駄のないコスト運用が可能です。
• 複数領域のカバー: 経理・労務・営業事務の境界をなくし、バックオフィス全般の「困った」を解決します。

失敗しない外部委託先選びと導入までの3ステップ

営業事務 経理 兼務の課題を解消するために外部委託を検討する際、最も重要なのは「自社の業務フローにどこまで深く入り込んでくれるか」です。
単に指示されたデータを入れるだけの業者ではなく、業務の整理から提案してくれるパートナーを選びましょう。

導入までの平均的な検討期間は3〜6ヶ月ですが、急な離職などの場合は最短での対応も可能です。
まずは現在の不満点や「ここさえ自動化できれば」というポイントを明確にすることから始めましょう。
私たちは、お客様の「攻め」の業務時間を最大化するために、バックオフィスの「守り」を強固にします。

まずは無料相談から始めませんか？

営業事務と経理の兼務による限界を感じているマネージャーの皆様、その悩みは外部リソースの活用で必ず解決できます。
リソース不足を解消し、コア業務に専念できる環境を一緒に作りましょう。
無料相談はこちらからどうぞ。

貴社に最適なバックオフィス体制をご提案いたします。

1. 無料相談・現状ヒアリング: 現在の業務分担や課題、削減したい残業時間などを詳しくお伺いします。
2. 業務切り出しプランの提示: 動的・静的業務の分類に基づき、外部委託すべき範囲と期待できるROIを提案します。
3. トライアル導入・本契約: まずは小規模なタスクから開始し、品質を確認いただいた上で本格的な運用へ移行します。