株式会社KASHIKA様｜経理アウトソーシング導入事例

専任者が不在のまま、顧客は2,200社を超えていった

聞き手：ライター 崎山／お話：小澤 健太様（代表取締役）

小澤様： 正直、専任の担当者がいなかったんです。もともとメインサービスでお客様の数がとても多くなっていて、そこに新規サービスまでカバーするのはそもそも無理な状態でした。マネージャーにお願いしていたんですが、どうしても抜け漏れが起きてしまって。本来はセールスや事業づくりにもっとフォーカスすべきメンバーが、苦手な経理や請求書まわりに頭を使ってしまう。かなりの機会損失だったと思います。

小澤様： そうなんです。もともとはお客様担当のメンバーが数値管理をしていて、カスタマーサポートの担当者が入金確認なども引き受けてくれていました。ただ、お客様が2,200社以上まで増えると、さすがに無理が出てきますよね。

小澤様： レベルが違う問題になっていました。立ち上げた頃はお客様も多くないので大丈夫なんですが、あるタイミングで一気に数が増える瞬間があるんです。その瞬間に一気に手が回らなくなって、気づいたら請求書を出していない、入金確認が取れていない、という問題が表面化していました。

小澤様： 自社ですぐに経理担当者を採用するのは難しかったですし、もともとインサイドセールスでお願いしていて、うちの事業のこともある程度わかってくれていたので、スムーズにサポートに入ってもらえました。実はいろんな会社にも連絡していたんですが、発注する僕自身が忙しくて、事業説明や請求フローの説明をするだけでも大変で。ツムグワークスなら、すぐ連絡すれば理解してくれる。そのフットワークの軽さがすごく良かったですね。

「考えることがなくなった」という変化

経理業務のBefore／After。属人化した確認作業が、ツムグワークスによって一元化された

小澤様： 何より、僕自身が神経を使わなくなったのが一番大きかったですね。請求書を出し忘れる、というレベルの問題自体がなくなりました。月末にはちゃんとメンバーへリマインドをしてくれる。それだけで、考えることがなくなったんです。それは僕だけじゃなく、担当しているメンバーも同じだと思います。

小澤様： まさにそうです。情報を集めて請求書の形に整えるところまでが、一番負担が大きかった部分でした。そこは現場だけでなく、第三者が入らないと、定常業務が忙しくてなかなかできないんですよね。月末に「そろそろですよ」と声をかけて請求書を作る時間を作ってもらえるだけで、一気に変わりました。

小澤様： 時間で言うとどのくらいかは正直わからないんですが、僕の中での安心感が、何よりも大きいです。10時間短縮した、20時間短縮した、というレベルでは測れないくらいのインパクトがあると思います。

小澤様： もともと一人で苦手なことに向き合っていたので、考えることがなくなって、情報さえ渡せばいいだけになった。だいぶ楽になった、と話していましたね。

小澤様： 経理まわりの窓口は僕ではないので詳しくは分からないんですが、基本的にはとてもやりやすいですし、しっかりした方が入ってくれている感覚がありますね。対応の内容やスピードにも満足しています。

「マイナスがゼロに戻った」という評価

小澤様： バックオフィスは、どこまで行っても「漏れがないか」「マイナスをなくせるか」が大事だと思っていて。今の運営状況としては、正直それ以上の期待値はもうないですね。今までがマイナスだったのが、ゼロに戻った、標準に戻ったというのも、かなり大きな成果だと感じています。

経理業務を任せる、4つのステップ

小澤様： まさに、新規事業を立ち上げるタイミングや、既存事業が伸びてリソースが追いつかなくなってきた会社にはおすすめしたいですね。業務の一部を気軽に任せられるので、普通に紹介します。実際、昨日も紹介したところです。

小澤様： すごく早かったですし、0から100全部を伝えなくても事業を理解してくれる。教育コストがほとんどかからずに立ち上げてくれたので、そこはすごいなと思います。

小澤様： 本当にそう思います。

経理だけじゃない、営業事務・事務アシスタント領域まで

今回KASHIKA様にご依頼いただいているのは、請求書発行を中心とした経理代行業務です。ですが、ツムグワークスが対応できる範囲は経理だけにとどまりません。事業が拡大していく過程では、経理と同じように「専任者がいないまま属人化していく」業務が、社内のあちこちに生まれていきます。

たとえば、商談の日程調整。担当者が他の業務と兼任していると、候補日の返信が遅れたり、リマインドが漏れたりして、せっかくの商談機会を逃してしまうことがあります。あるいは契約書の締結進行。締結状況の確認や捺印・返送の催促といった細かなやり取りは、営業担当者にとって地味に時間を奪われる業務です。

ツムグワークスでは、こうした日程調整の漏れ防止や契約書締結の進行管理といった営業事務、さらに幅広い事務アシスタント業務まで、経理代行と合わせてワンストップでご依頼いただけます。「経理は経理会社に、営業事務は別の会社に」と業務ごとに依頼先を分ける必要がなく、事業の成長フェーズに合わせて任せる範囲を柔軟に広げていけることも、あわせてご評価いただいているポイントです。