粟津様：MODEはシリコンバレー発のスタートアップです。現実世界のさまざまな現場データを収集・統合し、AIを活用して現場業務を高度化するプラットフォーム「BizStack」を提供しています。主に建設業や物流、交通インフラの領域で、IoTやSaaSから収集した現場データと生成AIを組み合わせ、これまで人が確認・分析していた業務の効率化や、生産性の向上を支援しています。

私自身は日本事業で、マーケティング、ビジネス・オペレーション、セキュリティなど、複数の機能を管理しています。

粟津様：累計社数は公開していないのですが、公開している導入事例としては、JR東日本や鹿島建設、ニチレイ・ロジスティクスエンジニアリングなど、業界トップのお客様に選んでいただくことが多いのが特徴です。

粟津様：もともとは社員が担当していたのですが、その方の退職をきっかけに業務を見直そうと考えました。受注請求業務は非常に重要で、正確に確認する必要があります。ただ、そのために専任人材を採用してマネジメントすることが効率的かというと、必ずしもそうではない。属人化してしまうよりも、会社やシステムといった「仕組み」で対応したほうがいいと考え、ツムグワークスにご相談しました。

以前からインサイドセールスもツムグワークスにお願いしていました。インサイドセールスも受注・請求業務と同じく、重要でありながらマネジメントしづらい領域です。それで今回も同じようにご相談しようと思ったのがきっかけですね。

粟津様：典型的な属人化の状態でした。マニュアル化もほとんどされておらず、担当者の退職のタイミングで、マーケティングを担当していた私がビジネス・オペレーションも見ることになり、一気に整備しようと。業務がブラックボックス化していたことが原因だと思っています。

具体的には、業務のスコープが明確になっていなかったんです。これはお願いしていいのか、いけないのか。どれくらいで終わるのか。そうした基準がまったく分からないので、思ったより早く終わったのか、遅かったのかも判断できない状態でした。

粟津様：大いに出ていました。当時、私自身が管理する前でしたが、その人が休むと業務が止まる、という状態でした。一度、その人が夏休みを取るということで、全ての受注業務が止まりそうになり、社内が大混乱に陥ったこともあります。

粟津様：引き継ぎ期間は1ヶ月ほどと短く、すれ違いもありました。ただ、最初はエキスパートの人材を割り当てていただいたこともあり、そこで一気に整理していただけたんです。その後は別のスタッフの方に担当していただいていますが、結果的にとてもスムーズに移行できたと思います。

粟津様：私たちはテック系スタートアップなのでリモートの文化が根付いていますが、リモートでしっかりマネジメントできる会社は意外と少ないんです。人によってばらつきがあったり、報告が十分でなかったり。

ツムグワークスは、Slackを使っていただいたり、私たちが使っているAsanaというタスク管理ツールを使っていただいたりしたうえで、リモートでもさまざまなことを録音・録画しながら運営されています。その効果が大きいというのが決め手です。

粟津様：一通り比較しました。マネジメントの良さはもちろんですが、他社は品質を保つために、「この仕組みでないとダメ」「このやり方でないとダメ」という制約がありました。ツムグワークスは、そのあたりを柔軟に対応していただけました。

粟津様：一番大きいのは、受注請求業務を常時管理しなくても安定して回る状態をつくれたことです。これは実務上、非常に大きな価値があると思います。

受注・請求業務のアウトソーシングというと人件費削減が注目されやすいのですが、それよりも大事なのは、正確性や継続性をしっかり担保すること。そうすると、社内のマネジメント負荷を下げられます。私は多くのメンバーや業務を管理しているので、私のマネジメント負荷が下がればほかの業務に時間を使えるようになり、会社の業績にもつながる。そこが特に大きな変化ですね。

粟津様：おそらく毎週2回くらい打ち合わせをして、「どこか困っているところは？」と確認しなければならなかったはずです。今はそれが必要ありません。こちらから細かく指示しないと進まない状態ではなく、当社の業務や運用を理解したうえで継続的に対応してもらえている点を評価しています。

粟津様：非常に満足しています。最初のうちはかなり遠慮されていたのですが、「この件はこの人に聞いていい」ということを理解していただいてからは、必要に応じて経理や案件のマネージャーにも直接確認していただけるようになりました。

粟津様：請求業務がミスを抑えながら安定して回り、社内で細かく進捗を追う必要が減ったことを成果として評価しています。

粟津様：非常にスムーズで、確認が必要な点があれば切り分けてコミュニケーションしてもらっています。バックオフィスは処理速度も大事ですが、どこまで自分で判断して、どこから確認するか、その線引きが重要なんです。その理解度が非常に優れていて、バランスがいいと感じています。

粟津様：何をやっているかをしっかり共有してもらえるので、現在の状態が分かるようになったのは大きいですね。具体的には、タスク管理ツールをしっかり使っていただいて、進捗状況が全部可視化されるようになりました。担当が入れ替わったタイミングできれいに整えられたので、進捗率や残タスク、遅れそうかどうかが、雰囲気ではなく定量的に分かります。

以前は担当者が自分の中で処理していたので、ツール上は「請求書を出す」「完了」といったチェックポイント程度でした。実際には、案件の状態を確認して、回答が得られたら台帳に記入し、請求書発行ツールに入力して出力する……と、請求書の発行は12個くらいのプロセスになります。それが分解されたので、やった・やっていないではなく、「12工程のうち7つ目」といった進み具合まで分かるんです。マネージャーの「あれ、どうなった？」という確認が減ったのは大きいですね。

粟津様：MODEはAIを活用するデータプラットフォームの会社なので、社内でもさまざまな効率化をしています。たとえば営業が打ち合わせを録音すれば議事録がCRMに自動で入って次のアクションが明確になったり、アクションアイテムもAIが抽出してリスト化・リマインドしたり。MODEでは、AIを単なる業務効率化ツールとして使うのではなく、会社のオペレーションそのものをAI前提で設計する「AI駆動経営」を進めています。

そうなると、売上が2倍になったら管理部門も2倍になる、という会社ではまったくありません。事業が成長しても、AIやSaaS、ビジネスプロセスアウトソーシングを組み合わせることで、できるだけ生産性の高い組織にしたい。大事なのは内製か外注かの二択ではなく、競争優位につながる領域や経営判断が必要な領域は社内に残し、人は顧客価値の創出に集中する。標準化できる業務はAI・SaaS・外部パートナーに担ってもらう、ということです。

ただ、すべてAIでできるかというとそうでもありません。請求業務には定型化できるものがある一方、たとえばお客様の請求システムを使わなければならないなど、個別対応が必要なものもあります。そうした部分は信頼できる外部パートナーと連携する。MODEでは、この組み合わせが事業をスケールさせるうえで最も合理的だと考えています。AIを前提にしつつ、人でなければできない領域は、今後もツムグワークスにお願いしていきたいですね。

粟津様：まず、スタートアップのような企業には強くおすすめできます。また私自身、前職は大企業だったのですが、既存のやり方に合わせてくれる点は、大企業にとっても非常におすすめできるところだと思います。

定型のSaaSやアウトソーシングを入れる場合と違って、自分たちのやり方に合わせてくれるんです。やり方を変えるべきタイミングもあると思いますが、急いで体制を整えなければならない、人が足りない、でも変える体力がない。そんなときに、自分たちのやり方をいったんそのまま続けたい、でも人が足りないという状況に対して、非常におすすめできるオペレーションパートナーだと思っています。

粟津様：ツムグワークスは、AIを使いこなしてくれます。データの入力などにもAIを活用し、効率的に対応してもらえます。AIを組み合わせて業務改善をやっていこうとしている会社に、強くおすすめしたいですね。